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A resposta curta: uma caixa de entrada arrumada não depende de ter muitas pastas, depende de uma regra simples: na caixa de entrada só fica o que ainda precisa de resposta ou de acção. O resto vai para o Arquivo, para uma pasta do cliente ou para o lixo. O webmail tem tudo o que faz falta: pastas, sinalizadores, o botão Arquivo, o botão Spam, a pesquisa e os filtros.
As ferramentas do webmail
| Ferramenta | Para que serve |
| Botão Arquivo | Tira a mensagem da caixa de entrada sem a apagar. Fica guardada e encontra-se pela pesquisa. |
| Sinalizar (bandeira) | Marca o que precisa de acção. No fim do dia, as sinalizadas são a sua lista de tarefas. |
| Botão Spam | Move para a pasta de spam e ensina o filtro, melhor do que apagar. |
| Pastas | Poucas e largas: por cliente, por projecto ou por tipo (faturas, fornecedores). |
| Pesquisa | Procura no assunto, no remetente ou no texto, numa pasta ou em todas. |
| Filtros | Movem sozinhos o correio repetitivo, como newsletters e avisos automáticos. |
O botão Arquivo usa a pasta que estiver escolhida como Arquivo em Definições. Se o botão não aparecer, escolha (ou crie) essa pasta primeiro: as definições do webmail que vale a pena mudar.
A regra de cada mensagem
Quando abre uma mensagem, decida logo. Há só quatro saídas:
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Uma rotina semanal
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| Deixe o trabalho repetitivo aos filtros. Avisos automáticos, faturas de fornecedores e newsletters podem ir direitos para pastas: filtros no webmail. Para registos em sites, um endereço com «+» facilita os filtros. |
| Arquivar não é apagar, e apagar não poupa espaço enquanto o Lixo não for esvaziado. As mensagens arquivadas continuam a contar para a quota da caixa. |
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