Bons hábitos de e-mail numa empresa: Para, Cc e Bcc, responder a todos, assuntos e anexos

E-mail·· 2 visualizações· 3 min de leitura

A resposta curta: a maior parte dos problemas do e-mail numa empresa não é técnica. É um cliente posto em Cc com os endereços de todos os outros, um «responder a todos» que não devia ter acontecido, um anexo pesado que não chega, ou um pedido para mudar os dados bancários em que alguém acreditou. Alguns hábitos simples evitam quase todos.

Para, Cc e Bcc: qual usar

Campo Para quem Cuidado
Para Quem tem de agir ou responder. Com muitos no Para, ninguém se sente responsável. Ponha lá só quem tem de fazer alguma coisa.
Cc Quem deve saber, mas não tem de responder. Todos vêem os endereços uns dos outros.
Bcc (cópia oculta) Várias pessoas que não se conhecem, por exemplo clientes diferentes. Cada um recebe sem ver os outros. Para enviar a muita gente de uma vez, use uma ferramenta própria: e-mail marketing.
Responder a todos Quando todos os que estão na conversa precisam da resposta. Veja a lista antes de carregar. Quem estava em Bcc e responde a todos revela que lá estava.

Os hábitos que mais poupam problemas

1 Um assunto que diz o que é («Orçamento da obra do armazém», não «Olá»), e um assunto novo quando o tema muda. Fica mais fácil de encontrar depois.
2 Antes de reencaminhar uma conversa, leia o que vai por baixo: o histórico pode ter notas internas, preços ou comentários que o destinatário não devia ver.
3 Ficheiros grandes vão por ligação, não em anexo: anexo demasiado grande. E confirme que anexou o que diz que anexou.
4 Responda do endereço onde recebeu: se o cliente escreveu para vendas@, a resposta sai de vendas@: um endereço partilhado para a equipa.
5 Confirme o destinatário antes de enviar. O preenchimento automático troca com facilidade dois nomes parecidos, e um e-mail enviado não volta atrás.
6 Nunca envie palavras-passe por e-mail. E um pedido para mudar a conta bancária de um pagamento confirma-se sempre por telefone, para um número que já tinha, nunca respondendo ao próprio e-mail: como reconhecer um e-mail de phishing.
7 Uma assinatura curta e igual para toda a equipa: pôr uma assinatura nos seus e-mails.
O e-mail que pede para pagar para uma conta nova é das fraudes mais caras para uma empresa pequena. O endereço pode parecer certo, ou ser mesmo o do fornecedor com a caixa pirateada. Confirme por outro canal antes de pagar, mesmo que a mensagem pareça urgente.
Não conte com as confirmações de leitura. Muitos programas não as enviam e outros perguntam antes: confirmações de leitura e pixéis de rastreio.

Quer ajuda a pôr os endereços e a assinatura da equipa em ordem? Diga-nos que endereços a empresa usa.

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VEJA TAMBÉM

Um endereço partilhado para a equipa: caixa partilhada, reencaminhamento ou lista de correio

Anexo demasiado grande: porque a mensagem é devolvida e como enviar ficheiros pesados

Pôr uma assinatura nos seus e-mails: webmail, computador e telemóvel

Como reconhecer um e-mail ou mensagem de phishing, e o que fazer se clicou

Confirmações de leitura e pixéis de rastreio no e-mail: o que dizem e o que não dizem

Como escrever um e-mail que não caia no spam: comportamento, destinatários e limites

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