Se alguém na sua equipa usa IA, já tem uma política de IA: a de cada pessoa, que ninguém escreveu. Uma folha com o que se pode usar, que dados se podem colar, quem confere e a quem se pergunta evita os dois problemas habituais: dados de clientes numa ferramenta qualquer e textos com erros enviados com o nome da empresa. Cabe numa página e lê-se em cinco minutos.
Os sete pontos da folha
| Ponto |
O que escrever |
Exemplo |
| 1. Ferramentas permitidas |
A lista das que a empresa aceita, e a conta a usar |
«Só as contas de trabalho. Pedir autorização antes de instalar outra.» |
| 2. Dados |
Três níveis: pode, pode anonimizado, nunca |
Verde: textos públicos. Amarelo: casos com nomes trocados. Vermelho: senhas, chaves, dados bancários, de saúde, listas de clientes. |
| 3. Revisão |
Nada sai sem uma pessoa ler |
«Quem envia é responsável por conferir nomes, valores, datas e ligações.» |
| 4. Dinheiro e queixas |
Nunca automático |
«Respostas sobre reembolsos, preços e queixas são escritas ou aprovadas por uma pessoa.» |
| 5. Transparência |
Quando avisar que se usou IA |
«Chatbots dizem que são IA. Em textos assinados por uma pessoa, responde quem assina.» |
| 6. Quando algo corre mal |
A quem se diz, e depressa |
«Se colou algo que não devia, diga ao responsável nesse dia; ninguém é castigado por avisar.» |
| 7. Rever a política |
Data e responsável |
«Revista de seis em seis meses ou quando mudar uma ferramenta.» |
Como a pôr a funcionar
| 1 |
Pergunte primeiro o que já fazem. Uma conversa de vinte minutos com a equipa mostra usos que não imaginava, e em que a política vai ter de se apoiar.
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| 2 |
Escreva em linguagem de todos os dias, numa página. Se tem de a explicar, é comprida demais.
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| 3 |
Dê exemplos, não só proibições. «Pode pedir um rascunho de e-mail sem nomes» ajuda mais do que «não use dados pessoais».
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| 4 |
Escolha uma pessoa a quem perguntar em caso de dúvida, com nome e forma de contacto.
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Uma política de IA não é só para quem trabalha num escritório. Quem faz o site, quem trata das redes sociais e quem responde ao telefone também usa estas ferramentas. Se trabalha com freelancers ou com uma agência, dê-lhes a folha e peça que a cumpram nos trabalhos que fazem para si.
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Uma política que ninguém lê não existe. Apresente-a de viva voz, entregue-a a quem entrar para a equipa e reveja-a quando surgir um caso real. Não a copie de outra empresa: o que protege uma pode não servir à sua.
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