Depende de onde está no processo. Se ainda não encomendou, a pró-forma pede-se na página de cotação e chega por e-mail em PDF. Se já encomendou, o documento a aprovar é a factura que está na sua conta. Uma pró-forma é uma proposta; a factura é a cobrança.
Qual documento para cada caso
| Em que ponto está |
O que dar à contabilidade |
| Ainda não tem conta nem encomenda |
Peça uma cotação em cotação. O PDF da pró-forma chega ao e-mail que indicou, com os dados de facturação tal como os escreveu. Veja como pedir uma cotação. |
| Já fez a encomenda e a factura está por pagar |
A própria factura, em PDF, a partir de Meu Interweb. Já é o documento da cobrança; não é preciso outro. |
| Já pagou |
A factura paga e a confirmação de pagamento que recebeu por e-mail. É isso que a contabilidade arquiva. |
O caminho da cotação, passo a passo
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Abra a página de cotação e escreva o nome da empresa e o número fiscal exactamente como devem sair no documento.
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Escolha os serviços, o ciclo e a quantidade, e acrescente no campo livre qualquer exigência do procedimento (um número de concurso, por exemplo).
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Guarde o número e o código que aparecem no ecrã e no e-mail. Com o código e o e-mail pode ver em que ponto a cotação está.
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Entregue o PDF à contabilidade. Quando ela autorizar, aceite a cotação: é nessa altura que a conta e a factura são criadas.
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Uma pró-forma não é uma factura nem um comprovativo de pagamento. Ninguém a deve lançar como despesa paga. O que conta para a contabilidade é a factura que nasce depois de aceitar.
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Os dados de facturação não se corrigem depois. Um nome mal escrito ou um número fiscal trocado tornam o documento inútil para quem o recebe, e o pedido tem de recomeçar. Confira-os antes de enviar. Se a empresa ainda não tem factura em seu nome, veja como obter uma factura com o nome e o número fiscal da empresa.
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Se a sua contabilidade quiser pagar logo a partir do PDF, diga-nos primeiro, num pedido com o número da cotação, para o pagamento ficar ligado à encomenda certa. Os dados de pagamento que contam são sempre os que aparecem em Meu Interweb, nunca os que lhe chegarem por outra via.
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Cotações têm prazo de validade, impresso no próprio documento. Se passou, peça uma nova em vez de discutir a antiga: é mais rápido e não deixa papéis desactualizados a circular.
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