Vai estar fora uns dias e quer que quem lhe escreve receba logo um aviso: “estou ausente até ao dia X, e quem trata disto é Y”. No cPanel isso chama-se Autoresponders, fica na secção Email, e a resposta sai sozinha, mesmo com o seu computador desligado. A hora de começar e a de acabar também se programam.
Passo a passo
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No cPanel, secção Email, abra Autoresponders e clique em Add Autoresponder.
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Em Email, escreva a parte do endereço antes do @ e escolha o domínio. É a caixa que vai responder.
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Em From, escreva o nome que o destinatário vê como remetente (o seu nome, ou o da empresa). Em Subject, o assunto da resposta, por exemplo “Ausente até dia X”.
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No Body, escreva o texto. Se usa formatação, marque This message contains HTML.
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Em Interval escolha de quantas em quantas horas o mesmo remetente pode receber a resposta. Um intervalo grande evita encher a pessoa de avisos se ela lhe escrever várias vezes no mesmo dia.
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Em Start e Stop escolha Immediately e Never, ou datas à medida (Custom). Com data de fim, não há risco de esquecer.
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Clique em Create. Peça a alguém que lhe envie uma mensagem de ensaio, de um endereço que não seja o seu.
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O que escrever
Três coisas bastam: até quando está ausente, quem pode ajudar (nome e endereço de outra pessoa) e, se for o caso, o que é urgente e como se trata. Evite datas de regresso que não pode cumprir e evite avisos como “a casa fica vazia”: a mensagem vai também para quem lhe escreve por engano e para o spam.
Se a resposta não sai
Confirme que o autoresponder está activo no período certo (confirme as datas de início e de fim), que a mensagem de ensaio veio de um endereço diferente do da caixa, e que não acabou na pasta de spam de quem testou. Se continua a falhar, o rasto do envio está em Track Delivery.
| Situação |
O que fazer |
| Já não está ausente |
Volte ao mesmo ecrã e apague o autoresponder, se não o programou com data de fim. |
| O endereço é uma lista ou um reencaminhamento |
Não ponha resposta automática nele: pode provocar um ciclo de respostas entre dois endereços. Veja catch-all, reencaminhadores e aliases. |
| Quer uma regra mais fina (só para certos remetentes) |
Use os filtros do webmail: filtros no Roundcube. |
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Nunca ligue a resposta automática ao catch-all. O catch-all apanha o correio enviado a endereços que não existem, muitas vezes spam. Responder a esse correio confirma a robôs que o endereço está vivo, e vai receber mais.
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Não ponha dados sensíveis na resposta. Não diga onde vai estar, nem a que horas a casa fica sem ninguém. Responda a todos o mesmo texto, curto e profissional.
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