Vale a pena automatizar as tarefas que são frequentes, previsíveis, aborrecidas e de baixo risco: copiar dados de um lado para outro, avisar alguém quando acontece uma coisa, juntar informação num relatório. Não vale a pena automatizar uma tarefa que ainda não faz bem à mão, porque a automação só repete o erro, mais depressa. Antes de abrir qualquer ferramenta, desenhe a tarefa no papel.
Como saber se uma tarefa é boa candidata
| Critério |
Pergunte |
Bom sinal |
| Frequência |
Quantas vezes por semana a faço? |
Muitas. Uma coisa que faz uma vez por ano não compensa. |
| Regras |
Consigo explicá-la a um estagiário em cinco linhas? |
Sim. Se depende de «sentir» o caso, não. |
| Dados |
Chegam sempre no mesmo formato? |
Sim. Entradas desordenadas partem o fluxo. |
| Risco |
O que acontece se falhar uma vez? |
Pouco: um aviso atrasado. Se envolve dinheiro, tem de haver aprovação. |
| Dor |
Alguém se queixa dela? |
Sim. Automatize o que mais irrita, não o que é mais bonito. |
O mapa de uma tarefa, passo a passo
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As entradas. De onde vêm os dados e em que formato? Quais podem faltar?
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Os passos, um a um, na ordem em que os faria à mão.
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| 4 |
As decisões. Onde é que a tarefa se bifurca («se o valor for superior a…»)? Escreva a regra com todas as letras.
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| 5 |
A saída. O que fica feito e onde (uma folha, um e-mail, uma mensagem)?
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| 6 |
As excepções. O que acontece quando falta um dado, quando o serviço está em baixo, quando chega duas vezes? Quem é avisado?
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O responsável. Uma pessoa com nome, que olha para isto quando falha.
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Como arrancar sem se queimar
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Faça-a à mão cinco vezes, com o mapa na mão, e corrija o mapa.
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Comece só com um aviso. A primeira versão não envia nada a clientes: manda-lhe uma mensagem a si, a dizer o que faria.
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Só então deixe-a correr sozinha, e olhe para os resultados todos os dias da primeira semana.
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Cada automação é uma coisa a manter. Credenciais que expiram, serviços que mudam, formatos que mudam. Se não houver ninguém responsável, daqui a seis meses falha em silêncio.
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Se não consegue desenhar a tarefa sem usar a palavra «depende», divida-a: automatize a parte previsível e deixe o resto a uma pessoa. Para ferramentas, veja o que o n8n é e o que pode automatizar.
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